Solution de dématérialisation des factures fournisseurs

dématérialisation des factures

Publié le : 15 juillet 20215 mins de lecture

La dématérialisation de ses documents consiste à remplacer les documents papier de son entreprise par des fichiers numériques, ou à les générer directement au format numérique via son système d’information (dématérialisation locale). Elle a également comme objectif de stocker et de sauvegarder ses documents électroniques sur un ordinateur ou un serveur informatique.

Raisons d’utiliser la dématérialisation des factures fournisseurs 

Bien entendu, la dématérialisation des factures fournisseurs Yooz résout le problème de l’archivage physique des factures papier. Mais au-delà, la mise en place d’une organisation comptable basée sur le système de facturation fournisseur OCR porte la dématérialisation à un autre niveau. Imaginez que la transmission des factures au format PDF par e-mail soit le 0e année de l’ère du sans papier. Si vous souhaitez entrer l’année suivante, vous devez disposer d’un système intégré capable d’extraire les données détectées par reconnaissance optique puis de les relier à la base de données de facturation des fournisseurs. La dématérialisation n’est pas qu’une simple disparition d’un papier : tout votre processus de facturation est dématérialisé. Plusieurs fournisseurs offrent leur service de dématérialisation comme Yooz, qui est adaptable sur nombreux ERP dont les entreprises utilisent.

Différentes solutions de dématérialisation des factures fournisseurs 

Maintenant que vous avez compris les avantages financiers et de production de la dématérialisation des factures fournisseurs, voici les trois principales solutions actuellement disponibles sur le marché :

  • Solution de base : numérisation, envoi, etc.

Comme nous l’avons évoqué au début de l’article, la solution la plus simple consiste à scanner la facture papier et à l’envoyer par e-mail. Bien que cette solution soit effectivement la plus simple, elle n’est certainement pas la plus efficace. Il a l’avantage de supprimer les options papier, mais nécessite des opérations manuelles répétitives et fastidieuses et augmente les risques d’erreurs.

  • Solution OCR de facture fournisseur

Facture fournisseur L’OCR est le processus de saisie des informations de facture PDF à l’aide de la reconnaissance optique de caractères. En plus d’une lecture simple, l’OCR facture fournisseur vous permet également de convertir n’importe quel document en un document compatible avec votre logiciel comptable. Une fois la dématérialisation effectuée, il est plus facile de rechercher des informations dans un grand nombre de documents, car la technologie OCR convertit les PDF images en PDF texte : cela facilite la recherche de texte lorsque cela est nécessaire.

  • Solution complète : facture électronique

La solution de base et la solution OCR facture fournisseur sont de bonnes solutions pour démarrer un parcours zéro papier. Cependant, pour les entreprises qui cherchent à optimiser leurs opérations comptables, une solution complète de facturation électronique peut être considérée comme le choix le plus avantageux et le plus rentable. Comme nous l’avons vu au début de l’article, les factures électroniques utilisent un système d’échange de données électroniques (EDI). Ces échanges incluent le partage de factures, de preuves de paiement, etc. entre ordinateurs. Il s’agit d’une solution complète, car elle couvre l’ensemble du cycle comptable de la facturation au devis, de la facturation au paiement électronique. Lorsque vous et vos fournisseurs adoptez cette technologie, vous êtes entré dans une nouvelle ère de traitement de l’information comptable.

La transformation numérique: une mesure obligatoire en période de pandémie 

La crise du Covid-19 a mis en évidence les limites de la communication physique et de la communication papier. Aujourd’hui, en période de pandémie, l’échange de papier est devenu difficile. Certaines enveloppes doivent être laissées pendant 24 heures afin que les employés puissent s’en débarrasser en toute sécurité à l’aide d’un équipement adapté.

La pandémie montre la nécessité d’une transformation numérique, en réduisant le temps de traitement grâce à la dématérialisation des factures fournisseurs, tout en permettant aux employés de travailler dans des lieux de travail sains et sûrs.

Plan du site