Dans le monde professionnel, l'envoi de mails à un grand nombre de destinataires est une tâche courante et nécessaire. Cependant, cette opération peut rapidement devenir complexe et chronophage, surtout si vous devez envoyer les mêmes mails à de multiples personnes. Avec l'envoi en masse de signature électronique, de plus en plus de personnes sont en mesure de signer en ligne des documents et des contrats sans avoir à imprimer, scanner ou laisser des empreintes digitales. Cette solution innovante apporte à ses utilisateurs une souplesse et une rapidité inconnues auparavant dans le processus de signature. Il est désormais possible d'augmenter rapidement le taux de signature électronique en envoyant des documents PDF à des milliers de personnes.
Qu’est-ce que la signature électronique et pourquoi est-elle importante ?
La signature électronique est un moyen numérique légal et sûr de signer des documents et des contrats. Les avantages que cette technologie offre sont multiples. Tout d'abord, elle est plus rapide que les signatures manuscrites traditionnelles car elle peut être effectuée en ligne à partir d'un smartphone, d'une tablette ou d'un ordinateur. La signature électronique permet également une traçabilité complète des contrats et une certitude de l'identité de chaque signataire. Elle est donc indispensable pour les organisations qui souhaitent être conformes aux exigences légales en matière de signature. Elle est particulièrement utile pour les contrats internationaux car elle anéantit les frontières géographiques et permet aux signataires de signer électroniquement des documents à partir de n'importe quel endroit et à partir de n'importe quel appareil.
Comment augmenter votre taux de signature électronique ?
Identifier vos destinataires
En premier lieu, il est important d'identifier clairement qui seront vos destinataires. Cela peut être fait en fonction du type de documents à envoyer et du groupe spécifique de personnes à qui ils seront destinés. Par exemple, si vous envoyez des contrats à des clients, il est important de disposer d'une liste complète des destinataires et de leurs informations personnelles.
Utiliser des documents PDF adaptés à la signature électronique
Pour que les destinataires puissent signer correctement les documents envoyés, il est important de veiller à utiliser des documents PDF optimisés pour la signature électronique. Il faut également veiller à ce que les documents soient signables et qu’ils contiennent les bons logos, signatures et formulaires adaptés à la signature électronique. Veillez à ce que les documents soient pré-remplis avec des informations clés telles que le nom du destinataire, le lieu et la date.
Proposer des modes d'envoi faciles et sécurisés
Lorsque vous envoyez vos documents à plusieurs destinataires, il est important de penser à leur commodité et à leur sécurité en proposant des modes d'envoi faciles et sécurisés. Il est par exemple possible d'utiliser des services d'envoi de masse, des sites web et des applications mobiles pour faciliter le processus de signature et s'assurer que les documents envoyés sont sécurisés et parfaitement protégés.
Implémenter un logiciel de signature électronique
Un logiciel pour la signature électronique peut être implémenté afin de faciliter le processus de signature et de s'assurer que les destinataires peuvent facilement et en toute sécurité signer des documents à partir de n'importe quel appareil. Un bon logiciel de signature électronique doit être capable de gérer les signatures des documents et de l’envoi de rappels aux destinataires pour leur rappeler de signer. Il doit également offrir un support à la clientèle 24/7 afin que les clients puissent obtenir de l'aide à tout moment.
Fournir des tutoriels et des informations en ligne
Vous pouvez aider vos destinataires en leur fournissant des tutoriels et des informations en ligne sur comment signer les documents à l’aide de la signature électronique. Par exemple, vous pouvez publier des instructions détaillées sur la façon de procéder à la signature électronique, notamment sur la page de votre site web. De plus, vous pouvez créer des tutoriels vidéo ou des fiches d'instructions et les partager sur les réseaux sociaux pour mettre en avant votre solution de signature électronique et aider vos clients à comprendre le processus en ligne et à l'utiliser correctement.
Comment envoyer des documents PDF à des milliers de personnes ?
Utiliser un logiciel d'envoi de masse
Un logiciel d'envoi de masse peut être utilisé pour envoyer rapidement des documents à des milliers de destinataires. Il est possible d'utiliser ce type de logiciel pour envoyer des documents à un grand nombre de personnes en une seule fois et pour s'assurer que les destinataires reçoivent vos documents. Dans la plupart des cas, ces logiciels permettent d'envoyer des documents avec des pièces jointes, ou de les héberger en ligne, ce qui facilite le processus de signature et permet aux destinataires de consulter et de modifier les documents à tout moment sans avoir à les imprimer.
Mettre en place des campagnes de marketing par email
Les campagnes de marketing par email sont un excellent moyen d'atteindre un grand nombre de destinataires et de vous assurer qu'ils reçoivent votre message. Ces campagnes peuvent être utilisées pour mettre en avant les avantages de la signature électronique et inciter les destinataires à signer les documents. Les campagnes de marketing par email peuvent également être utilisées pour envoyer des documents aux destinataires et les avertir lorsque le document est prêt à être signé.
Fournir un service web pour le téléchargement des documents
Fournissant un service web pour le téléchargement des documents est une autre façon de faciliter le processus de signature à des milliers de personnes. Les services web peuvent être conçus pour que les destinataires puissent facilement télécharger les documents et les consulter dans un format standard de manière sécurisée. De plus, ils peuvent être personnalisés avec des logos et des couleurs pour correspondre à votre marque et à votre identité visuelle.
Créer une application mobile
Une application mobile peut être créée pour faciliter l'envoi et la réception des documents et des contrats. L'application peut être conçue pour permettre aux destinataires de signer des documents à tout moment et à partir de n'importe quel appareil. Les applications mobiles sont également très utiles car elles offrent une prise en charge complète des notifications qui permettent aux destinataires de savoir quand ils ont reçu un document et si celui-ci a été signé.